Privacybeleid

Wie we zijn

RaveTickets wordt geëxploiteerd door RaveDragons V.O.F., Maasdijk 169, 4827 MA Breda, Nederland. KVK 42007416, BTW NL869257110B01. Je bereikt ons via info@ravedragons.com.

Onze twee rollen

RaveTickets is een tweezijdig platform. Onze rol onder de AVG hangt daarom af van wiens gegevens het zijn.

• We zijn verwerkingsverantwoordelijke (controller) voor de persoonsgegevens van organisatoren en hun teamleden, voor bedrijfs- en factuurgegevens, en voor de gegevens die we nodig hebben om het platform te laten werken en te beveiligen.
• We zijn verwerker (processor) voor de persoonsgegevens van ticketkopers. De organisator die het ticket verkoopt, is de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens en bepaalt hoe ze worden gebruikt. Wij verwerken ze namens de organisator op grond van onze Verwerkersovereenkomst.

Gegevens die we over organisatoren verwerken

• Accountgegevens: e-mailadres, naam, wachtwoord (alleen als hash opgeslagen door onze authenticatieprovider), je instelling voor tweestapsverificatie als je die aanzet (het geheim van je authenticator wordt opgeslagen door onze authenticatieprovider, niet door ons; van je herstelcodes bewaren we alleen een eenrichtingshash), en de bedrijven en rollen waartoe je behoort.
• Bedrijfs- en factuurgegevens: juridische naam, KVK-nummer, btw-nummer, e-mailadres voor facturen, bedrijfsadres en telefoonnummer.
• Identiteits- en bankgegevens voor payouts (KYC): om betaalde ticketverkoop mogelijk te maken, maken we een Stripe Connect-account voor je aan en verzamelen we de verificatiegegevens die Stripe vereist, zoals de gegevens van uiteindelijk belanghebbenden en een bankrekening voor payouts (IBAN). Identiteitsdocumenten worden rechtstreeks naar Stripe geüpload en worden nooit op onze servers of in onze database opgeslagen. Het bankrekeningnummer (IBAN) dat je invult, wordt doorgegeven aan Stripe en niet in onze database opgeslagen; we bewaren alleen de laatste 4 tekens ervan in ons auditlog. Verder bewaren we alleen de identificatiecode van het Stripe-account en of betalingen en payouts zijn ingeschakeld.
• Support- en e-mailgegevens: berichten die je ons stuurt en een registratie van de transactionele e-mails die we je sturen, waaronder herinneringen om een naam op je tickets te zetten. Wanneer een bankrekening voor payouts wordt toegevoegd, een payout wordt aangevraagd of de bedrijfsgegevens van een bedrijf met een Stripe-account worden gewijzigd, mailen we de eigenaren van het bedrijf en het e-mailadres voor facturen van het bedrijf (na een wijziging van de bedrijfsgegevens ook het e-mailadres voor facturen van vóór de wijziging). Die e-mail noemt het teamlid dat het deed (met e-mailadres) en de laatste 4 tekens van de IBAN, het bedrag van de payout of welke bedrijfsgegevens zijn gewijzigd. Dezelfde mensen krijgen een e-mail wanneer iemand voor het team wordt uitgenodigd, of een rol krijgt, met toegang tot betalingen of tot het beheer van het team, en wanneer een teamrol met die toegang wordt aangemaakt of gewijzigd. Die e-mail noemt het teamlid dat het deed en de persoon die is uitgenodigd of de rol kreeg (met e-mailadres), en de rol.
• Auditlog: voor beveiliging en verantwoording leggen we gevoelige handelingen rond geld, teamtoegang en accounts vast, zoals het toevoegen van een bankrekening voor payouts, het aanvragen van een payout, het terugbetalen van een bestelling, het wijzigen van de bedrijfsgegevens van een bedrijf met een Stripe-account, het wijzigen van rollen, het wijzigen van de gegevens van de besteller van een bestelling, het opnieuw versturen van de tickets van een bestelling, of het aan- of uitzetten van tweestapsverificatie. Elke vermelding bevat het e-mailadres van de persoon die het deed, het tijdstip, het IP-adres (het IPv4-adres, of het /64-prefix van een IPv6-adres), referentienummers, bedragen, bij een bankrekening de laatste 4 tekens van de IBAN en, bij gewijzigde bedrijfs- of bestellergegevens, welke gegevens zijn gewijzigd (niet de inhoud ervan). Eigenaren van een bedrijf kunnen de vermeldingen van hun eigen bedrijf inzien, zonder IP-adressen.
• Deurpersoneel: wanneer een organisator een code voor de scanner-app aanmaakt, slaan we de naam en het e-mailadres op van de persoon die de code gaat gebruiken, sturen we de code naar dat adres, en tonen we beide aan de teamleden van de organisator die scanners beheren.
• Foutrapporten van de website: wanneer er iets misgaat op de website of in het dashboard voor organisatoren, wordt een technisch foutrapport (de fout, waar in onze code die optrad, het paginaadres zonder persoonsgegevens, en het type browser) naar onze eigen servers op errors.ravetickets.nl gestuurd. E-mailadressen, namen, tokens, bankrekeningnummers en IP-adressen worden verwijderd voordat het rapport wordt opgeslagen. Rapporten worden maximaal 90 dagen bewaard, en in onze versleutelde back-ups maximaal ongeveer 14 maanden.
• Beveiligingsgegevens: technische gegevens van verzoeken en IP-adressen, gebruikt om het aantal verzoeken te begrenzen (rate limiting) en om het platform te beschermen. Om misbruik te beperken, houden we kortstondige tellers bij per IP-adres (het IPv4-adres, of het /64-prefix van een IPv6-adres) en, voor het opnieuw instellen van wachtwoorden en voor testmails, per eenrichtingshash van het e-mailadres. Deze tellers verlopen automatisch binnen maximaal 24 uur.

Gegevens die we over ticketkopers verwerken

Wanneer iemand een ticket koopt, verwerken we namens de organisator het volgende:

• Bestelgegevens: naam, e-mailadres, de bestelde tickets en add-ons, het betaalde en terugbetaalde bedrag, btw, en of een e-mail die we stuurden niet op dat adres kon worden afgeleverd.
• Personalisatie per ticket: de organisator kiest of elk ticket de naam van de gast nodig heeft. Is dat zo, dan verzamelen we de voornaam, achternaam en het e-mailadres van elke gast (en de antwoorden op andere vragen die de organisator per gast stelt) via de link die we naar de koper mailen, zodat het ticket en de Wallet-pass op naam kunnen worden gezet en naar die gast kunnen worden gestuurd voordat er een QR-code wordt uitgegeven. Op die pagina kan een koper ook met één klik één ticket van de bestelling op eigen naam zetten; dat ticket wordt gestuurd naar het e-mailadres waarmee de bestelling is gekocht. De pagina wordt vaak met de gasten gedeeld en toont daarom nooit de naam of het e-mailadres van de koper. Is dat niet zo, dan zetten we de eigen voor- en achternaam van de koper op elk ticket van de bestelling en sturen we de tickets naar de koper.
• Scangegevens aan de deur: het tijdstip waarop een ticket bij de ingang wordt gescand, gebruikt voor toegangscontrole en geaggregeerde statistieken.
• Gegevens van Wallet-passes: wanneer een ticket aan Apple Wallet wordt toegevoegd, slaan we een toestel-ID en een pushtoken op die Apple aanlevert, zodat de pass kan worden bijgewerkt, bijvoorbeeld na een scan of een terugbetaling. Voor Google Wallet worden de gegevens van de pass, inclusief de naam van de tickethouder als het ticket op naam staat, naar Google gestuurd.

Betaalgegevens blijven bij Stripe. Kaart- en betaalgegevens worden ingevuld in een betaalformulier dat Stripe binnen onze afrekenpagina aanbiedt, en gaan rechtstreeks naar Stripe. We zien of bewaren nooit volledige kaart- of bankrekeningnummers. Bij een kaartbetaling, online of met Tap to Pay aan de deur, bewaren we wat op een betaalbewijs staat: het kaartmerk en de laatste vier cijfers, zodat de organisator een bestelling aan een betaling kan koppelen.

Tellers tegen misbruik. Om misbruik van de shop en het afrekenen te beperken, houden we kortstondige tellers bij per IP-adres (het IPv4-adres, of het /64-prefix van een IPv6-adres) en, voor gratis bestellingen, per eenrichtingshash van het e-mailadres van de koper. Deze tellers verlopen automatisch binnen maximaal 24 uur.

Toegang door ons platformpersoneel. Platformpersoneel met een supportrol, financiële rol of eigenaarsrol kan de bestellingen van een organisator en de kopergegevens daarin inzien om support te geven. Elke bestelling die zij in onze platform-backoffice openen, wordt vastgelegd in ons auditlog. Ze kunnen ook de backoffice van een organisator alleen-lezen openen om support te geven; het begin van elke zo'n sessie, en het einde ervan wanneer het personeel de sessie beëindigt, worden vastgelegd in het eigen auditlog van de organisator. Een sessie eindigt na 30 minuten vanzelf.

De scanner-app van RaveTickets

De scanner-app die personeel van een evenement aan de deur gebruikt, verwerkt bepaalde gegevens op het toestel, waaronder cameratoegang om QR-codes te scannen, NFC en locatie voor kaartbetalingen ter plaatse, een offline cache van ticket-ID's, een eenrichtingscontrolewaarde voor elke QR-code (oudere appversies: de QR-handtekening) en de voor- en achternaam op elk ticket (de naam van de gast, of de naam van de koper als de koper het ticket zelf heeft), en lokale meldingen. Kaartgegevens worden verwerkt door Stripe (op een iPhone samen met Apple) en bereiken nooit onze servers. Als de app crasht, stuurt hij ook een diagnoserapport (de fout en technische context zoals appversie, besturingssysteem en toestelmodel, zonder ticket-, betaal- of persoonsgegevens) naar onze eigen servers op errors.ravetickets.nl; dat rapport wordt maximaal 90 dagen bewaard, en in onze versleutelde back-ups maximaal ongeveer 14 maanden. Zie de App-voorwaarden voor de volledige lijst van toestemmingen van de app en gegevens op het toestel.

Gastnamen offline. Om ervoor te zorgen dat deurpersoneel een ticket en, waar nodig, het identiteitsbewijs van de gast ook kan controleren wanneer de telefoon geen verbinding heeft, slaat de scanner-app de voor- en achternaam op van elk geldig ticket met een naam voor het evenement waaraan de app is gekoppeld, samen met de ticket-ID's. Die naam is die van de gast, of de eigen naam van de koper als de tickets van een bestelling bij de koper zijn; ook die wordt op dezelfde manier op de deurtelefoons opgeslagen. Tickets worden vanaf 24 uur voordat ze geldig worden op het toestel gezet, zodat de deur ook werkt als de verbinding bij de opening wegvalt. De gegevens staan in de privéopslag van de app op het toestel, in de cachemap van de app (beschermd door de bestandsbeveiliging van het besturingssysteem en niet opgenomen in iCloud- of Android-back-ups), en worden ververst zolang het toestel online is. Ze zijn beperkt tot het evenement waaraan het toestel is gekoppeld: wanneer de app een ander evenement laadt, worden de namen van het eerdere evenement van het toestel verwijderd, en deze gecachte gegevens worden verwijderd wanneer de deursessie eindigt (bij uitloggen, wanneer de koppeling wordt vervangen of wanneer de sessie verloopt). Scans die offline zijn geaccepteerd en nog niet zijn verstuurd, vormen de uitzondering: die blijven op het toestel, met de naam van de gast als het ticket op naam staat, totdat ze zijn verstuurd of de gebruiker ze verwijdert, ook nadat de deursessie is geëindigd. De namen worden alleen getoond aan personeel dat de gekoppelde scanner gebruikt en worden niet voor een ander doel gebruikt. We hanteren geen aparte termijn; de gegevens blijven op het toestel totdat een van deze gebeurtenissen plaatsvindt of de app wordt verwijderd. Op Android 10 en hoger kan de telefoon aanbieden de gegevens van de app te bewaren wanneer de app wordt verwijderd. Kiest de gebruiker daarvoor, dan blijven de gegevens op het toestel: wanneer de app opnieuw wordt geïnstalleerd, worden de gecachte ticketgegevens bij de eerste start verwijderd, tenzij de koppeling nog geldig is, en blijven scans die nog niet zijn verstuurd staan totdat ze zijn verstuurd of verwijderd, zoals hierboven beschreven. Wie de opslag van de app wist in de instellingen van de telefoon, verwijdert alles.

App-updates. Om een dringende oplossing de deurtelefoons te laten bereiken zonder te wachten op een release in de app store, vraagt de scanner-app bij elke start aan de updatedienst van Expo (expo.dev) of er een nieuwere versie van de appcode beschikbaar is, en downloadt die als dat zo is. Bij dat verzoek ontvangt Expo het IP-adres van de telefoon en technische gegevens: het besturingssysteem (iOS of Android), de versie van de appcode en het updatekanaal dat de app gebruikt, en een willekeurige identificatiecode voor de installatie van de app, die de app op het toestel aanmaakt. Als een update niet kon starten, bevat het volgende verzoek ook de technische foutmelding van die mislukte start. Het verzoek bevat geen ticket-, gast-, betaal- of accountgegevens, en we koppelen de identificatiecode niet aan een persoon of een koppelcode.

Waarom we gegevens verwerken (grondslagen)

• Uitvoering van een overeenkomst: om je account aan te maken en te beheren, ticketbestellingen te verwerken, tickets en Wallet-passes te leveren, en payouts aan organisatoren te doen.
• Wettelijke verplichting: om een financiële en fiscale administratie bij te houden, om via Stripe te voldoen aan regels voor betalingen en tegen witwassen, en om inkomsten van organisatoren te melden onder de DAC7-richtlijn (zie onze DAC7-rapportage over verkopers).
• Gerechtvaardigde belangen: om het platform te beveiligen, fraude en misbruik te voorkomen, en de dienst werkend te houden.

Dienstverleners die we inschakelen

RaveTickets is gebouwd op gevestigde infrastructuur van derden. Elke dienstverlener verwerkt persoonsgegevens alleen om zijn functie voor ons te leveren:

• Stripe: betalingen, Connect-accounts voor payouts en identiteitsverificatie (KYC).
• Supabase: authenticatie van accounts en onze primaire database, gehost in de EU (Ierland).
• Vercel: hosting van de website, het dashboard voor organisatoren en de ticketshop. Verzoeken aan het platform, inclusief bestel- en accountgegevens, lopen via Vercel. Onze serverfuncties draaien in de EU (Ierland).
• Een server in Duitsland (VPS): verwerking van deurscans, de dashboards met statistieken en crashrapporten van de scanner-app.
• Een externe opslagdienst voor back-ups: opslag van onze back-ups. Back-ups worden op onze eigen server versleuteld voordat ze worden geüpload, zodat de opslagdienst de inhoud niet kan lezen.
• Pushover (Verenigde Staten): operationele meldingen aan ons eigen team, bijvoorbeeld wanneer een betaling of het deursysteem aandacht nodig heeft. Meldingen bevatten technische gegevens zoals titels van evenementen, bedrijfsnamen van organisatoren, bedragen en referentienummers, en nooit namen of e-mailadressen van ticketkopers.
• Expo (Verenigde Staten): levering van updates voor de scanner-app. Expo ontvangt het IP-adres van de deurtelefoon en technische gegevens over de app en het toestel, en geen ticket-, gast- of betaalgegevens.
• Upstash: de kortstondige tellers tegen misbruik (rate limiting), in een Redis-database die in de EU (Ierland) wordt gehost.
• Resend en onze SMTP-e-mailprovider: het versturen van transactionele e-mail, zoals bevestigingen, tickets, uitnodigingen en herinneringen om een naam op je tickets te zetten.
• Mapbox: het tonen en geocoderen van de locatie van het evenement op tickets.
• Apple Wallet en Google Wallet: het leveren en bijwerken van tickets als Wallet-passes.
• Onze metrics-omgeving (Grafana en InfluxDB): geaggregeerde dashboards met verkopen en scans voor organisatoren.

We verkopen geen persoonsgegevens en we gebruiken geen advertentienetwerken.

Internationale doorgifte

Je persoonsgegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER): bij Supabase en Upstash in Ierland, bij Vercel in Ierland en op een server in Duitsland. Versleutelde back-upkopieën worden daarnaast opgeslagen bij een externe opslagdienst in een land waarvan de Europese Commissie heeft erkend dat het een passend beschermingsniveau biedt. Sommige van de dienstverleners hierboven, zoals Stripe, Vercel, Mapbox, Apple, Google, Pushover, Expo en onze e-mailproviders, kunnen beperkte gegevens buiten de EER verwerken. Als dat gebeurt, is de doorgifte gedekt door passende waarborgen, met name de standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Account- en bedrijfsgegevens: zolang je account actief is, en daarna een beperkte periode om eventuele vervolgzaken af te handelen.
• Bestel-, factuur- en financiële gegevens: worden 7 jaar bewaard om te voldoen aan de Nederlandse fiscale bewaarplicht. Deze verplichting gaat voor op een verzoek om juist die gegevens te wissen, totdat de termijn is verstreken.
• Beveiligings- en operationele logs: worden een korte periode bewaard, meestal maximaal 90 dagen.
• Afrekenpogingen die nooit zijn betaald: de naam, het e-mailadres en de antwoorden op het formulier worden 60 dagen na de afrekenpoging verwijderd. De bestelregel zelf blijft bestaan, zonder persoonsgegevens.
• Teamuitnodigingen: worden 30 dagen nadat de uitnodiging is verlopen verwijderd.
• Uitnodigingen aan platformpersoneel: het e-mailadres van een uitgenodigd personeelslid wordt 30 dagen nadat de uitnodiging is verlopen, gebruikt of ingetrokken verwijderd.
• Gegevens van deurpersoneel (koppelcodes met de naam en het e-mailadres van een deurmedewerker, en de naam bij een scannersessie): worden 90 dagen na het evenement verwijderd.
• Apple Wallet-registraties (de toestel-ID en het pushtoken van een telefoon met een pass): worden 30 dagen na het evenement verwijderd.
• Google Wallet-passes: 30 dagen na het evenement wordt de pass op verlopen gezet en wordt de naam van de tickethouder er bij Google uit verwijderd.
• De registratie van wie de QR-code van een ticket heeft getoond: wordt na 90 dagen verwijderd.
• Auditlog: wordt 7 jaar bewaard, ook nadat het account of bedrijf is verwijderd, zodat we fraude en geschillen kunnen onderzoeken.
• Back-ups: we maken dagelijks back-ups van onze database en server. Versleutelde kopieën worden maximaal ongeveer 14 maanden bewaard en daarna verwijderd. Gegevens die je ons hebt gevraagd te verwijderen, kunnen daardoor in een back-up blijven staan totdat die back-up verloopt; ze worden niet voor een ander doel gebruikt.

Je rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie en wissing van je persoonsgegevens, op beperking van de verwerking, op gegevensoverdraagbaarheid en op bezwaar tegen de verwerking, en het recht om je toestemming in te trekken als de verwerking daarop is gebaseerd. Voor gegevens waarvan een organisator de verwerkingsverantwoordelijke is (gegevens van ticketkopers), neem je eerst contact op met die organisator; wij helpen de organisator bij het beantwoorden van je verzoek. Voor andere verzoeken mail je naar info@ravedragons.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je account en gegevens verwijderen

Je kunt ons op elk moment vragen je account en de persoonsgegevens die we over je hebben te verwijderen. Organisatoren kunnen dit aanvragen in de accountinstellingen, waar dat kan, of door te mailen naar info@ravedragons.com. Ben je de enige eigenaar van een bedrijf waarvan ticketverkopen, payouts of facturen voor onze kosten zijn geregistreerd, dan kan het account niet in de accountinstellingen worden verwijderd: de app vraagt je dan contact op te nemen met support, wat je via hetzelfde e-mailadres kunt doen. Accounts van bedrijven zonder die geschiedenis kunnen nog steeds in de accountinstellingen worden verwijderd. Gebruik je de scanner-app van RaveTickets, dan loopt een verzoek om gegevensverwijdering via hetzelfde e-mailadres. Voor gegevens van ticketkopers neem je contact op met de organisator die het ticket heeft verkocht, of mail je ons, dan helpen wij de organisator.

Zodra we je verzoek bevestigen, verwijderen we je account en de bijbehorende persoonsgegevens binnen een redelijke termijn. We moeten financiële en factuurgegevens onder de Nederlandse belastingwetgeving 7 jaar bewaren, en we bewaren vermeldingen in het auditlog 7 jaar en back-ups maximaal ongeveer 14 maanden. Die specifieke gegevens blijven daarom bewaard totdat die termijnen zijn verstreken, en worden daarna verwijderd.

Cookies

We gebruiken alleen strikt noodzakelijke en functionele cookies, zonder analytics- of advertentietrackers. Zie ons Cookiebeleid voor meer informatie.

Leeftijd

Platformaccounts zijn bedoeld voor organisatoren van 18 jaar of ouder die bevoegd zijn om namens hun bedrijf te handelen. Een eventuele leeftijdsgrens voor het bezoeken van een evenement wordt door de organisator bepaald en gehandhaafd.

Wijzigingen

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. De datum bovenaan laat zien wanneer het voor het laatst is herzien. Wezenlijke wijzigingen maken we op deze pagina duidelijk.